Les mécanismes et techniques de la gestion du temps du manager

Objectifs

• Gérer efficacement son temps en fonction de son rôle, de ses priorités et de celles de l’entreprise.
• Prendre de la hauteur et se centrer sur l’essentiel pour anticiper et planifier ses activités.
• Rester disponible vis-à-vis de ses collaborateurs en optimisant l’utilisation de leur temps.
• Adapter sa communication pour asseoir un meilleur relationnel.
• Optimiser le temps réellement passé sur chaque tâche.
• Se rapprocher de ce qui était initialement prévu et en tirer les leçons.
• Instaurer des changements durables dans sa relation au temps.
• Utiliser et créer des outils pour gagner en efficacité.
• Intégrer les imprévus tout en restant concentré sur les priorités.

Pour qui ?

Tout manager souhaitant améliorer de façon durable sa gestion du temps.

Le diagnostic

• Apprendre à identifier les causes et les conséquences du manque de temps.
• Cerner ce sur quoi on peut agir, ce que l’on peut changer, faire évoluer.

Les préconisations

• Comment équilibrer son temps professionnel et son temps personnel.
• Apprendre à maîtriser son activité, à planifier, à anticiper.
• Comment gérer les priorités, distinguer l’important et l’urgent.
• Comment gérer les imprévus.
• Savoir repérer et éliminer les “croque temps” (problèmes répétitifs, interruptions, téléphone…).
• La simplification des tâches : optimiser les résultats par rapport aux efforts.
• La gestion de l’information (la réception, le classement, la circulation).
• Optimiser la gestion du temps collectif, rendez-vous, entretiens, réunions.

Tenir compte de du contexte et de ses différents rôles pour mieux utiliser son temps

• Intégrer la dimension culturelle du temps.
• La relation au temps de l’entreprise.
• Les caractéristiques de ses différents rôles professionnels et leurs conséquences sur l’organisation personnelle.

Mettre le temps au service de son projet et de ses priorités

• Clarifier son projet, ses différents rôles et niveaux de priorités.
• Hiérarchiser les rôles et se fixer des objectifs.
• Traduire ses priorités en actions.
• Passer du temps subi au temps choisi : distinguer urgence et importance.

Traduire ses priorités dans son organisation personnelle

• S’approprier les 10 lois de gestion du temps.
• Utiliser de façon efficace les outils d’aide à l’organisation personnelle.
• Planifier l’année, le mois, la semaine, la journée.
• Déléguer efficacement pour dégager du temps.

Optimiser ses temps d’information et de communication

• Choisir de façon pertinente le mode de communication adaptée à la situation.
• Analyser ses pratiques et définir sa stratégie de communication.

Se gérer dans le temps

• Connaître sa relation personnelle au temps et élaborer son « plan antistress ».
• Analyser son emploi du temps récent de manière objective.
• S’engager sur des changements réalistes et durables.

Concilier disponibilité à soi et à son entourage professionnel

• S’organiser avec l’équipe et mettre en place des règles de travail.
• Mieux communiquer, s’affirmer pour gérer les demandes.
• Gérer efficacement les sollicitations.

Changer durablement en tenant compte de sa personnalité

• Clarifier les avantages et les inconvénients de ses comportements en matière de gestion du temps.
• Aller au-delà de l’insatisfaction, identifier les ressorts profonds qui conduisent à une “mauvaise gestion” du temps.
• S’engager sur un contrat de changement réaliste et durable.

Orchestrer le moyen et le long terme

• S’informer pour anticiper et planifier pour mieux gérer le futur.
• Elaborer un rétro-planning et savoir investir du temps pour en gagner.
• Peaufiner ses méthodes et outils de gain de temps.

Plan d’action

• Définir individuellement les actions à mettre en œuvre pour améliorer sa gestion du temps et son organisation.
• Définir les priorités, fixer des délais.[/tab]

Les plus

• Accompagnement personnalisé en amont et en aval de la formation : implication du manager du participant ou du responsable RH dans le processus d’apprentissage de la gestion du temps.
• Animation et mises en situation concrètes : entraînements intensifs sur les situations de management d’équipe les plus fréquentes et sur des cas personnels du manager.
• Exigence pédagogique en animation : de la prise de conscience du manager à l’application des stratégies de gestion du temps.

Durée : 3 jours soit 21 heures