Les mécanismes et techniques de la gestion du temps du manager
Objectifs
- Gérer efficacement son temps en fonction de son rôle, de ses priorités et de celles de l’entreprise.
- Prendre de la hauteur et se centrer sur l’essentiel pour anticiper et planifier ses activités.
- Rester disponible vis-à-vis de ses collaborateurs en optimisant l’utilisation de leur temps.
- Adapter sa communication pour asseoir un meilleur relationnel.
- Optimiser le temps réellement passé sur chaque tâche.
- Se rapprocher de ce qui était initialement prévu et en tirer les leçons.
- Instaurer des changements durables dans sa relation au temps.
- Utiliser et créer des outils pour gagner en efficacité.
- Intégrer les imprévus tout en restant concentré sur les priorités.
Pour qui ?
Tout manager souhaitant améliorer de façon durable sa gestion du temps.
Le diagnostic
- Apprendre à identifier les causes et les conséquences du manque de temps.
- Cerner ce sur quoi on peut agir, ce que l’on peut changer, faire évoluer.
Les préconisations
- Comment équilibrer son temps professionnel et son temps personnel.
- Apprendre à maîtriser son activité, à planifier, à anticiper.
- Comment gérer les priorités, distinguer l’important et l’urgent.
- Comment gérer les imprévus.
- Savoir repérer et éliminer les “croque temps” (problèmes répétitifs, interruptions, téléphone…).
- La simplification des tâches : optimiser les résultats par rapport aux efforts.
- La gestion de l’information (la réception, le classement, la circulation).
- Optimiser la gestion du temps collectif, rendez-vous, entretiens, réunions.
Tenir compte de du contexte et de ses différents rôles pour mieux utiliser son temps
- Intégrer la dimension culturelle du temps.
- La relation au temps de l’entreprise.
- Les caractéristiques de ses différents rôles professionnels et leurs conséquences sur l’organisation personnelle.
Mettre le temps au service de son projet et de ses priorités
- Clarifier son projet, ses différents rôles et niveaux de priorités.
- Hiérarchiser les rôles et se fixer des objectifs.
- Traduire ses priorités en actions.
- Passer du temps subi au temps choisi : distinguer urgence et importance.
Traduire ses priorités dans son organisation personnelle
- S’approprier les 10 lois de gestion du temps.
- Utiliser de façon efficace les outils d’aide à l’organisation personnelle.
- Planifier l’année, le mois, la semaine, la journée.
- Déléguer efficacement pour dégager du temps.
Optimiser ses temps d’information et de communication
- Choisir de façon pertinente le mode de communication adaptée à la situation.
- Analyser ses pratiques et définir sa stratégie de communication.
Se gérer dans le temps
- Connaître sa relation personnelle au temps et élaborer son « plan antistress ».
- Analyser son emploi du temps récent de manière objective.
- S’engager sur des changements réalistes et durables.
Concilier disponibilité à soi et à son entourage professionnel
- S’organiser avec l’équipe et mettre en place des règles de travail.
- Mieux communiquer, s’affirmer pour gérer les demandes.
- Gérer efficacement les sollicitations.
Changer durablement en tenant compte de sa personnalité
- Clarifier les avantages et les inconvénients de ses comportements en matière de gestion du temps.
- Aller au-delà de l’insatisfaction, identifier les ressorts profonds qui conduisent à une “mauvaise gestion” du temps.
- S’engager sur un contrat de changement réaliste et durable.
Orchestrer le moyen et le long terme
- S’informer pour anticiper et planifier pour mieux gérer le futur.
- Elaborer un rétro-planning et savoir investir du temps pour en gagner.
- Peaufiner ses méthodes et outils de gain de temps.
Plan d’action
- Définir individuellement les actions à mettre en œuvre pour améliorer sa gestion du temps et son organisation.
- Définir les priorités, fixer des délais.[/tab]
Les plus
- Accompagnement personnalisé en amont et en aval de la formation : implication du manager du participant ou du responsable RH dans le processus d’apprentissage de la gestion du temps.
- Animation et mises en situation concrètes : entraînements intensifs sur les situations de management d’équipe les plus fréquentes et sur des cas personnels du manager.
- Exigence pédagogique en animation : de la prise de conscience du manager à l’application des stratégies de gestion du temps.
Durée : 3 jours soit 21 heures