Apprendre à gérer son temps et ses priorités

Apprendre à gérer son temps et ses priorités

Apprendre à gérer son temps et ses priorités

Les mécanismes et techniques de la gestion du temps du manager

Objectifs
  • Gérer efficacement son temps en fonction de son rôle, de ses priorités et de celles de l’entreprise.
  • Prendre de la hauteur et se centrer sur l’essentiel pour anticiper et planifier ses activités.
  • Rester disponible vis-à-vis de ses collaborateurs en optimisant l’utilisation de leur temps.
  • Adapter sa communication pour asseoir un meilleur relationnel.
  • Optimiser le temps réellement passé sur chaque tâche.
  • Se rapprocher de ce qui était initialement prévu et en tirer les leçons.
  • Instaurer des changements durables dans sa relation au temps.
  • Utiliser et créer des outils pour gagner en efficacité.
  • Intégrer les imprévus tout en restant concentré sur les priorités.
Pour qui ?

Tout manager souhaitant améliorer de façon durable sa gestion du temps.

Programme

Le diagnostic

  • Apprendre à identifier les causes et les conséquences du manque de temps.
  • Cerner ce sur quoi on peut agir, ce que l’on peut changer, faire évoluer.

Les préconisations

  • Comment équilibrer son temps professionnel et son temps personnel.
  • Apprendre à maîtriser son activité, à planifier, à anticiper.
  • Comment gérer les priorités, distinguer l’important et l’urgent.
  • Comment gérer les imprévus.
  • Savoir repérer et éliminer les « croque temps » (problèmes répétitifs, interruptions, téléphone…).
  • La simplification des tâches : optimiser les résultats par rapport aux efforts.
  • La gestion de l’information (la réception, le classement, la circulation).
  • Optimiser la gestion du temps collectif, rendez-vous, entretiens, réunions.

Tenir compte de du contexte et de ses différents rôles pour mieux utiliser son temps

  • Intégrer la dimension culturelle du temps.
  • La relation au temps de l’entreprise.
  • Les caractéristiques de ses différents rôles professionnels et leurs conséquences sur l’organisation personnelle.

Mettre le temps au service de son projet et de ses priorités

  • Clarifier son projet, ses différents rôles et niveaux de priorités.
  • Hiérarchiser les rôles et se fixer des objectifs.
  • Traduire ses priorités en actions.
  • Passer du temps subi au temps choisi : distinguer urgence et importance.

Traduire ses priorités dans son organisation personnelle

  • S’approprier les 10 lois de gestion du temps.
  • Utiliser de façon efficace les outils d’aide à l’organisation personnelle.
  • Planifier l’année, le mois, la semaine, la journée.
  • Déléguer efficacement pour dégager du temps.

Optimiser ses temps d’information et de communication

  • Choisir de façon pertinente le mode de communication adaptée à la situation.
  • Analyser ses pratiques et définir sa stratégie de communication.

Se gérer dans le temps

  • Connaître sa relation personnelle au temps et élaborer son « plan antistress ».
  • Analyser son emploi du temps récent de manière objective.
  • S’engager sur des changements réalistes et durables.

Concilier disponibilité à soi et à son entourage professionnel

  • S’organiser avec l’équipe et mettre en place des règles de travail.
  • Mieux communiquer, s’affirmer pour gérer les demandes.
  • Gérer efficacement les sollicitations.

Changer durablement en tenant compte de sa personnalité

  • Clarifier les avantages et les inconvénients de ses comportements en matière de gestion du temps.
  • Aller au-delà de l’insatisfaction, identifier les ressorts profonds qui conduisent à une « mauvaise gestion » du temps.
  • S’engager sur un contrat de changement réaliste et durable.

Orchestrer le moyen et le long terme

  • S’informer pour anticiper et planifier pour mieux gérer le futur.
  • Elaborer un rétro-planning et savoir investir du temps pour en gagner.
  • Peaufiner ses méthodes et outils de gain de temps.

Plan d’action

  • Définir individuellement les actions à mettre en œuvre pour améliorer sa gestion du temps et son organisation.
  • Définir les priorités, fixer des délais.
Les plus
  • Accompagnement personnalisé en amont et en aval de la formation : implication du manager du participant ou du responsable RH dans le processus d’apprentissage de la gestion du temps.
  • Animation et mises en situation concrètes : entraînements intensifs sur les situations de management d’équipe les plus fréquentes et sur des cas personnels du manager.
  • Exigence pédagogique en animation : de la prise de conscience du manager à l’application des stratégies de gestion du temps.
Durée

3 jours soit 21 heures

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